Registro horario digital obligatorio en clínicas dentales (2026): qué cambia y cómo no pillarte con el pie cambiado

El control horario lleva siendo obligatorio desde 2019. Siete años. Y una parte importante de las clínicas dentales en España sigue fichando en papel, en Excel o directamente no fichando. Cruzando los dedos para que la inspección no llame.

Esa apuesta está a punto de volverse mucho más cara.

El Ministerio de Trabajo tiene en fase final de tramitación un nuevo Real Decreto que va a cambiar las reglas del juego: el papel y el Excel dejarán de ser válidos. Solo valdrá el fichaje digital, con trazabilidad completa, datos inmutables y acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo. No hay fecha oficial confirmada todavía, pero las estimaciones apuntan a antes de finales de 2026. Y el proceso de adaptación lleva tiempo.

Este artículo te explica qué cambia exactamente, cuánto te puede costar no adaptarte y qué tienes que hacer ya.

Por qué el sistema actual no ha funcionado

El RDL 8/2019 obligó a todas las empresas a registrar la jornada de sus trabajadores. Sin excepciones. Sin mínimos de plantilla. Cualquier empresa con un empleado contratado, obligada a fichar.

El problema fue que la ley no especificó el formato. Solo exigía que existiera el registro, que fuera fiable y que se conservara cuatro años. Eso dejó la puerta abierta a cualquier cosa.

¿El resultado? Seis años después, la Inspección de Trabajo levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un 90,7% más que en 2019. Las multas superaron los 20 millones de euros ese año. Y aún así, se estima que un 34-35% de empresas sigue usando papel o Excel.

Las clínicas dentales no son una excepción. La hoja de papel que firman los empleados a final de mes, el Excel que nadie actualiza, el "ya lo apuntamos luego"... todo eso es lo que el nuevo decreto viene a eliminar.

Y si ya tienes todo esto en la cabeza junto con las obligaciones del RGPD, el cumplimiento legal empieza a pesar. Tiene sentido hacer un [diagnóstico legal completo de tu clínica](https://www.kandent.es/herramientas/diagnostico-legal) para saber exactamente en qué punto estás antes de que llegue la inspección.

Qué va a cambiar con el nuevo Real Decreto

El borrador del nuevo Real Decreto es claro: el registro horario pasa a ser obligatoriamente digital, con unos requisitos técnicos muy concretos que los sistemas en papel o Excel simplemente no pueden cumplir.

Los cuatro requisitos clave del nuevo sistema

1. Inmutabilidad. Cada fichaje queda registrado con un sello digital que garantiza que no se puede modificar a posteriori. Nada de "editar el Excel del lunes el viernes por la tarde". El sistema tiene que impedir cualquier alteración del registro original.

2. Trazabilidad completa. El sistema debe guardar un histórico de todas las acciones: quién fichó, cuándo, desde dónde y si hubo alguna modificación posterior (con motivo y persona que la autorizó). Es exactamente el mismo principio que Verifactu aplica a las facturas: cadena de registros que no se puede romper sin que se note.

3. Acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo. Este es el punto que más va a cambiar el día a día. La Inspección podrá consultar los registros de tu clínica sin necesidad de avisar, sin que tengas que imprimir nada, sin que nadie tenga que estar presente. Solo con acceder al sistema desde su lado.

4. Acceso del empleado a sus propios registros. Cada persona de tu equipo tiene que poder consultar su propio historial de fichajes de forma sencilla, en cualquier momento.

Un Excel compartido en Google Drive no cumple. Una hoja de papel firmada no cumple. Una app que permite editar registros libremente no cumple. El listón técnico sube de forma significativa.

Cuánto te puede costar no adaptarte

Las sanciones por no tener control horario o tenerlo de forma no conforme no han cambiado respecto a la LISOS: de 751 a 7.500 euros por trabajador. La palabra importante es "por trabajador".

Una clínica con 6 empleados que no tenga un sistema conforme puede enfrentarse a entre 4.506 y 45.000 euros de multa. En una sola inspección.

Y aquí viene el detalle que muchos no tienen en cuenta: la Inspección no solo sanciona la ausencia de registro. También sanciona los registros que considera no fiables. Un Excel que tiene horas iguales todos los días durante meses. Una hoja en papel que se rellena con la misma letra para todos los empleados. Un sistema sin trazabilidad que no puede demostrar que los datos son los originales.

En 2024 y 2025, varias clínicas dentales del sector sanitario privado fueron sancionadas con multas de entre 3.000 y 15.000 euros precisamente por tener lo que se llama un registro "de cartón": existe sobre el papel, pero no cumple los requisitos mínimos de fiabilidad. El argumento de "somos una clínica pequeña" no exime de nada.

Y recuerda: el coste de no cumplir no es solo la multa. Es también el tiempo perdido, el estrés de la inspección y la gestión del problema. Exactamente el mismo patrón que vemos con los [costes ocultos que más daño hacen a la rentabilidad de una clínica dental](https://www.kandent.es/blog/costes-ocultos-clinica-dental-que-te-comen-el-margen): lo que no ves en ninguna factura pero que al final paga tu margen.

El estado actual de la norma: lo que sabemos y lo que no

Siendo precisos, porque la desinformación en este tema es considerable:

• Septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente del decreto, separándolo de la propuesta de reducción de jornada a 37,5 horas (que fue rechazada en el Congreso).

• Octubre 2025: fase de consulta pública. Sindicatos, patronal y asociaciones presentan alegaciones.

• Inicio 2026: el proceso entra en una fase de estancamiento técnico por discrepancias sobre protección de datos y plazos de adaptación para las empresas.

• Estado actual (mayo 2026): el decreto no está publicado en el BOE, pero sigue su tramitación. La entrada en vigor efectiva se estima antes de finales de 2026, aunque podría deslizarse a 2027.

Lo que sí está pasando ya, independientemente del decreto: la Inspección de Trabajo está intensificando sus actuaciones en el sector sanitario privado y ya sanciona registros que considera no fiables bajo la normativa actual.

Esperar al BOE para empezar a actuar es la estrategia más cara que puedes elegir.

Qué tienes que hacer ahora

No hace falta esperar a que el decreto esté publicado para saber lo que necesitas. Los requisitos técnicos del borrador son suficientemente claros para tomar decisiones hoy.

Paso 1: audita tu sistema actual

Hazte estas preguntas:

• ¿Tus empleados fichan en papel o Excel? No va a ser válido.

• ¿Tu sistema permite editar registros libremente? No va a ser válido.

• ¿Puedes demostrar la integridad de los registros de los últimos 4 años? Si la respuesta es "no sé", tienes un problema.

• ¿Tienes los registros de todos tus empleados, incluidos los de tiempo parcial y los colaboradores con contrato laboral? Todos cuentan.

Paso 2: elige un sistema digital conforme

Necesitas una solución que cumpla los cuatro requisitos que ya hemos visto: inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto y acceso del empleado. Las opciones van desde apps específicas de control horario hasta módulos incluidos en algunos softwares de gestión de clínicas.

Lo que hay que revisar antes de elegir:

• Que el proveedor confirme explícitamente que su sistema cumplirá con el nuevo decreto cuando entre en vigor.

• Que el sistema permita fichaje desde el móvil (tu equipo no siempre está delante de un ordenador).

• Que los registros se exporten fácilmente a PDF o Excel para tu gestoría.

• Que el sistema distinga correctamente entre empleados, roles y horarios diferentes.

Paso 3: configura y forma a tu equipo

La tecnología sola no sirve. Tu equipo tiene que saber cómo usar el sistema desde el primer día. Cuándo fichar, qué hacer si se olvidan, cómo consultar sus propios registros. Cinco minutos de explicación al principio evitan meses de registros incorrectos.

Si quieres ir más allá del fichaje y entender también cómo está rindiendo tu equipo y si hay riesgo de que alguien se vaya, el artículo sobre retención de personal en clínicas dentales cubre exactamente ese terreno.

Paso 4: conserva los registros históricos

El decreto exige conservar los registros durante cuatro años. Si llevas tiempo fichando en papel, digitaliza y archiva esos registros antes de tirarlos. Una inspección puede pedir registros de hace tres años.

Lo que muchas clínicas no saben: el control horario tiene más valor que evitar multas

El fichaje digital no es solo cumplimiento legal. Es también gestión.

Saber qué horas trabaja realmente cada miembro de tu equipo, detectar patrones de absentismo, tener datos objetivos para una conversación difícil sobre rendimiento o puntualidad, calcular el coste real por hora de cada persona en cada turno... todo eso requiere datos fiables. Y los datos fiables solo existen si el sistema de registro es fiable.

Una clínica que gestiona su equipo con datos objetivos toma mejores decisiones que una clínica que gestiona por intuición. Es así de simple.

El papel y el Excel se acaban. La pregunta no es si tendrás que adaptarte, sino cuándo. Y cuánto te va a costar esperar.

Si quieres empezar hoy, el control horario de Kandent Tools permite a tu equipo fichar desde el móvil, exportar registros a PDF y Excel para la gestoría y tener toda la jornada documentada en un sistema digital. Sin instalaciones. Sin complicaciones. En menos de diez minutos tu clínica ya está fichando.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital en clínicas dentales

¿Es obligatorio el fichaje digital en las clínicas dentales en 2026?

El registro de jornada lleva siendo obligatorio desde 2019 para todas las empresas, incluidas las clínicas dentales. Lo que cambia con el nuevo Real Decreto en tramitación es que el formato digital pasará a ser el único válido, prohibiendo el papel y el Excel. A fecha de mayo de 2026 el decreto no está publicado en el BOE, pero la Inspección de Trabajo ya está sancionando registros que considera no fiables bajo la normativa actual.

¿Vale un Excel o una hoja de papel para cumplir con el control horario en 2026?

Con la normativa vigente (RDL 8/2019), legalmente sí, siempre que el registro sea fiable y conservado durante cuatro años. En la práctica, la Inspección de Trabajo cuestiona cada vez más los registros en papel o Excel por falta de trazabilidad. Con el nuevo Real Decreto en tramitación, estos formatos quedarán definitivamente prohibidos.

¿Cuánto es la multa por no tener control horario en una clínica dental?

Las sanciones van de 751 a 7.500 euros por trabajador, según el grado de la infracción (LISOS). Una clínica con 6 empleados podría enfrentarse a multas de hasta 45.000 euros en una sola inspección. La sanción aplica tanto por no tener registro como por tener uno que se considere no fiable.

¿Qué empleados de una clínica dental tienen que fichar?

Todos los trabajadores por cuenta ajena: recepcionistas, auxiliares, higienistas, dentistas con contrato laboral, personal de limpieza y administración. Los únicos excluidos son los autónomos sin relación laboral directa. Si alguien tiene contrato de trabajo con tu clínica, tiene que fichar.

¿Qué tiene que tener un sistema de control horario para ser válido?

Con la normativa actual: existir, ser fiable y conservarse cuatro años. Con el nuevo decreto en tramitación: ser digital, con registros inmutables, trazabilidad completa, acceso remoto para la Inspección de Trabajo y acceso del empleado a sus propios datos.

¿Puedo usar la misma herramienta para el control horario y para gestionar otras áreas del equipo?

Sí. Existen plataformas como Kandent Tools que integran el control horario con otras herramientas de gestión de equipo: evaluación de desempeño, diagnóstico de riesgo de rotación y herramientas de contratación. Tenerlo todo en un mismo sitio simplifica la gestión y reduce el número de sistemas que tienes que aprender y pagar.